Algo que esta resultando muy importante administrar y controlar en cualquier tamaño de empresa, son los gastos que se realizan en éstas para evitar situaciones en donde una compra haya sido ejercida sin haber tenido conocimiento previo de que se realizaría. Lo anterior ha originado que empresas que necesitan hacer un mejor aprovechamiento de sus recursos, estén integrando como parte de su planeación la realización de presupuestos que se ejerzan a través de responsabilidades y se pleneen por áreas, centros de costos o de responsabilidad, pero sobre todo, permitan un seguimiento muy cercano a los requerimientos de cada departamento, o incluso de cada puesto, para lograr una planificación adecuada y lograr un efectivo control de éstos.
Para efectuar con precisión y oportunidad este tipo de control, estas empresas han adquirido o extendido la funcionalidad de su sistema de compras para incorporar esos procesos de autorización de gastos con base en presupuestos contables o de proyectos, que permitan descentralizar la compra y permitir a cada departamento realizar una primera aprobación y enseguida, desencadenar un criterio de aprobación por políticas de tipo de gasto e importe.
Ese concepto de autorización y aprobación por rango de montos y políticas, en el caso de los sistemas ERP, en su mayoría, está contemplado por el módulo de requisiciones de compra, como ocurre en el ERP Microsoft Dynamics SL, que opera un paso antes a la generación de la orden de compra, permitiendo al departamento de adquisiciones comprar sobre gastos y características previamente aprobadas, buscando los mejores precios, tiempos de entrega y calidad ejerciendo eficientemente su labor. Y el departamento que autorizó la compra, será el responsable del gasto que apruebe permitiendo con ello, una clara gestión de compras que contribuya a la reducción y control de gastos en las empresas.
Para cualquier duda o comentario estamos a sus órdenes: Víctor Avila | Gerente de Proyecto de Soluciones Empresariales ERP.
