Todos tenemos que cumplir con reglas y con directrices; a todos se nos enseña una manera de hacer las cosas, en la escuela, en nuestra casa y también en el trabajo.
A ese conjunto de reglas, directrices y formas de hacer las cosas, en el ámbito empresarial, se le llama control interno.
La mayoría de los ERP –Enterprise Resource Planning – por sus siglas en inglés, ya vienen integrados con herramientas básicas de control interno o con lo que se denomina “las mejoras prácticas”, debido a que su función principal es ayudar a utilizar los recursos de una empresa de manera más eficiente.
Entonces ¿Por qué algunos parecen no funcionar, o no brindar los resultados adecuados o esperados? La respuesta es simple y sencilla, por el factor humano, el sistema hace lo que esta diseñado para hacer, pero el humano que lo opera, bien puede saltarse la reglas y alimentar lo que quiere, cuando y como quiere, finalmente, el sistema no piensa, el recurso humano sí.
Mucha gente se queja de los ERP diciendo que son una inversión enorme por el poco provecho o la poca eficiencia que aportan a la operación; la realidad es que no es el ERP sino la gente que lo opera y la poca conciencia de control con que cuentan.
No hay ERP que haga milagros, si le alimentan basura, saldrá basura, si no se tiene conciencia de control y control interno, seguirá siendo basura.
La conciencia de control debe empezar por la cabeza de la empresa, los administradores, consejo y alta gerencia deben estar convencidos de que los controles son una herramienta necesaria y no un mal burocrático. Deben dedicar el tiempo suficiente a la supervisión de la operación y al cumplimento de las reglas y lo más importante, empezar por uno mismo.
Los procedimientos integrados al ERP aseguran que las mejores prácticas serán puestas en marcha.
Por ejemplo, en el ERP Microsoft Dynamics SL, el proceso de compras cuenta con los siguientes elementos de control interno:
• Solicitud de artículo
• Autorización de solicitud de artículo
• Requisición
• Autorización de Requisición
• Orden de compra.
En el pago de pasivos, se cuentan con los siguientes controles.
• No se puede emitir un pago, si antes no se ha registrado un pasivo en el sistema.
• Se consideran reportes y procedimientos para programar, autorizar y pagar pasivos.
Todos los pasos anteriores son parte no solo de un adecuado control de una empresa, sino también de una adecuada gestión de recursos, porque permiten planear, organizar y controlar, mas aún, si se cuenta con un presupuesto.
Por eso los ERP son tan buenos, porque permiten que cada quien haga lo suyo y con ello contribuya a la adecuada operación de la empresa.
Los ERP facilitan el camino, al contar con actividades y reportes que favorecen el control interno, sin embargo consideren que NO lo hacen todo, es necesario que por parte del personal de la empresa exista una conciencia de control, misma que debe ser piramidal, de la cúspide hacia abajo.
Considérenlo. Las compañías sólidas, rentables y exitosas tienen como pilar principal este elemento.
Control Interno, una herramienta crucial para lograr el éxito.
