Instituciones educativas mejoran con ERP

Sistemas que facilitan balance entre administración y operación

Recientemente, tuve una conversación con la directora de administración de una institución académica que cubre desde kínder hasta preparatoria, y cuenta con una serie de divisiones de estudios especiales, con matrícula aproximada de mil estudiantes.

El tema de conversación se centró en el balance que debe existir entre la operación y la administración del colegio, y me pareció interesante compartir las reflexiones con una audiencia más amplia.

Le platicaba que hemos visto cómo las instituciones académicas se preocupan por tener un sistema de control escolar que les permita automatizar y controlar los aspectos más importantes relacionados con la operación. De ese tipo de sistemas existen varios que ofrecen una funcionalidad similar.

Sin embargo, lo cierto es que el número de instituciones que también se han preocupado por invertir en sistemas que resuelvan de una manera integral el tema de la administración, es mucho menor.

La mayoría cuenta con un sistema de contabilidad, pero muchos de sus procesos administrativos no están automatizados y los llevan a cabo manualmente, o en el mejor de los casos, en hojas de cálculo electrónico.

Esto trae como consecuencia que procesos como control de cobranza, registro oportuno de pagos de colegiatura, compras, pagos a proveedores, nómina administrativa y académica, seguimiento presupuestal, determinación de rentabilidad por unidad de negocio, entre otros, se convierten en tareas que se realizan de forma manual, aislada y compleja, mediante captura duplicada o triplicada, inclusive de la misma información en las diferentes áreas, cuyo efecto es un retraso importante en la producción y entrega de información para la dirección.

¿Cómo resolver el problema?

Una de las reflexiones a las que llegamos es que el balance adecuado entre la operación y la administración implica invertir en sistemas administrativos integrales, llamados también ERP, con los cuales se gestiona la administración de todas las áreas en un mismo sistema, en el que el registro de las transacciones se hace una sola vez. Así, la información correspondiente se propaga automáticamente a todos los sectores que necesitan utilizarla.

Un ERP puede ser la plataforma que le permita a un colegio obtener beneficios importantes como:

• Punto único de registro: Elimina la captura múltiple obteniendo incrementos en la eficiencia del personal y minimizando los errores ocasionados por tener sistemas aislados incomunicados.
• Oportunidad de la información: Esta puede obtenerse diariamente y en línea. No hay que esperar procesos de cierre de mes. Conforme se van alimentando diariamente los registros en el ERP, se puede consultar la información en tiempo real de diferentes maneras.
• Control de indicadores. Se pueden tener tableros de control que muestren gráficamente el comportamiento de las variables críticas o indicadores clave de desempeño (KPIs).
• Permite tener información de ingresos, egresos y resultados por grado escolar, unidad de negocio, sucursal, campus, etc.
• Es factible obtener información comparada contra metas presupuestales.

Al término de nuestra conversación, la directora de la institución educativa nos confirmó que después de haber efectuado el proceso de implantación de su ERP, han logrado establecer dicho balance entre la operación y administración, que han obtenido los beneficios señalados y que resulta fundamental que las instituciones académicas sin un sistema de gestión de esta naturaleza, consideren seriamente su adquisición para poder obtener una importante serie de beneficios, que seguramente justificarán la inversión.

*El autor es director general de Sistemas Transaccionales de México (STM3)