FUENTE: El empresario.com
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Ordenar tu empresa es la mejor manera de crecer y expandirte, recuerda que el caos provoca confusión
Recientemente instalando un sistema de gestión empresarial ERP (Enterprise Resource Planning) en una empresa, me sorprendió que no contara con organigrama, definición de roles, funciones y responsabilidades. Todo era verbal, todo se asumía.
El dueño quería participar en todos los procesos, estar enterado de todos los detalles operativos ocasionando falta de fluidez en la toma de decisiones y poca visibilidad sobre el rumbo del negocio.
Los accionistas preguntaban a los contadores el detalle sobre mermas y pérdidas derivadas de la operación y no sabían dar detalles, nadie los conocía en la empresa. Los operadores de su sistema de inventarios se enfrentaban a políticas de uso incorrectas para el registro de operaciones, registrando información errónea e incompleta. Resultado: caos total. La empresa estaba demasiado cerca de entrar en una caída vertical, todo por dejar pasar cuatro años de crecimiento sin darse un espacio para replantear su organización.
Las preguntas que pasaban por mi mente eran: ¿Cómo han llegado aquí’?, ¿cuánto han dejado de ganar?, ¿por qué no están adquiriendo el ERP para controlar toda su operación sino solo para controlar la información financiera?
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Cuando implementamos un sistema ERP de forma integral, es decir, que contemple los módulos necesarios paracontrolar la operación de un negocio, la segregación de funciones, la asignación de roles y responsabilidades, así como el flujo de la información financiera son cosas tan naturales como respirar, pues el sistema viene integrado con todas esas características.
Sin embargo, cuando se decide que el ERP no se implementará al 100%, sino solo de forma parcial, y se tiene contemplado que se alimente de un sistema que trae vicios y errores, entonces entramos en una espiral que puede desencadenar un problema mayor.
Dueños y accionistas esperaran que el ERP proporcione información veraz y adecuada, pero, si el de origen la información no es correcta esto no sucederá. El descontrol continuará y la información no cuadrará.
¿Qué recomendamos hacer en estos casos?
- Analiza por qué quieres el ERP y sé honesto. Un ERP es operado por humanos e interactúa con otros sistemas a nivel interfaces, si la información alimentada es basura, arrojará basura. No esperes que el ERP solucione tus problemas si no los solucionas de origen.
- Sé realista. Si solo compraras el ERP en forma parcial (la parte financiera), deberás asegurarte que la parte que fluye de los otros sistemas y personas esté completa y sea la adecuada. No puedes esperar que el ERP proporcione información que no te ha sido alimentada.
- Limpia la casa. Si ya detectaste los problemas, arréglalos antes de comenzar.
- Establece controles. No en exceso, pero sí los mínimos necesarios para operar correctamente tu negocio con precisión, si eres dueño o accionista, debes velar por todo el negocio y tu gente responderte, por lo que como coronel, ten dos o tres generales que respondan todas sus preguntas… no las busques, no es tu rol.
- Sé abierto y creativo. No puedes esperar resultados distintos haciendo lo mismo. Busca opciones, asesórate, cambia y evoluciona… el resultado pueden ser maravilloso.
- No temas invertir. Siempre y cuando sepas exactamente lo que quieres, búscalo y paga lo necesario, a la larga, las inversiones inteligentes junto con una clara visión de negocios reditúan, y si no sabes exactamente lo que quieres, no inviertas, solo comprarás problemas al no tener claro lo que esperas y lo que realmente necesitas, y los resultados no serán satisfactorios.
- No te cases con tus consultores. La vida de una consultoría, cualquiera que esta sea, tiene un ciclo de vida limitado. Asegúrate de saber exactamente lo que quieres de una consultoría y apégate a ello; una vez que compruebes los resultados, ve por la segunda fase. Las consultorías interminables y permanentes son un gasto inútil si no sabes capitalizarlos.
Una empresa puede nacer de manera empírica, sin conocimientos, sin controles y solo con la intuición, pero no puede permanecer de la misma manera si quiere crecer y expandirse, el caos no provoca crecimiento, sino confusión.
¿Quieres crecer y permanecer? Ordénate y ordena a su gente, utiliza todas las herramientas necesarias y sé consiente…lo bueno cuesta, pero si no estás dispuesto a pagar por ello…resígnate a ver a tu empresa morir en el intento.
